Google Keepで情報一元化の実現を目指す

昨日ほぼ日手帳カズンを使い始めた理由の1つとしてGoogle Keepを使った情報一元化への取り組みを挙げたので、今日はそのことについて書いてみたいと思います。

ほぼ日手帳カズンを買って使ってみた感想を書こう

●Google Keepとは

Google KeepはGmailを使っている人でも知らない可能性がありそうですし、どのようなものかをまずは説明しておこうと思います。

Google社が提供しているサービスであるのは名前の通りなのですが、このサービスを簡単に説明するとクラウドメモアプリです。メモしたデータをオンライン上に保存してくれるサービスですね。

タイトルを記載するスペース、本文を記載するスペースで構成されているので、例えばタイトルに「買い物リスト」と記載して本文に「牛乳1本、人参、じゃがいも…」といったように具体的な内容を書く使い方が一般的でしょう。

更に、メモにラベルをつけることができるので、ラベルごとに管理することも可能です。「買い物」「予定」「仕事」といった感じですね。該当するラベルだけを表示させることが可能なので後から見返す時に便利です。

また、メモ機能とは別にリマインダー機能も搭載されています。これもタイトルと本文スペースで構成されているのですが、指定した日時になると通知をくれる機能がついています。

買い物を忘れないように帰宅する時間頃に通知を出す、アポイントが近づいたら通知を出すといった使い方になりますね。

Google Keepをざっくりと説明すると以上のようなサービスになります。

●Google Keepを利用した理由

クラウドメモの世界では圧倒的にEvernoteが有名で使われていますから、Evernoteを使えば良かったのかもしれませんが、メモは紙派だったこともあってEvernoteはほとんど使わずでした。

そのような中、たまたまGoogle社のイベントに参加した時にGoogle Keepのことを知って、試しにとアプリをインストールしてみました。

最初使った時は「メモアプリだな」という何の面白みもない感想しかなかったのですが、検索が優秀で、特に階層をつくって管理しなくてもラベルだけ貼ってアーカイブすれば後から十分情報を見つけ出せる点を気に入って使い続けることにしました。

Evernoteは本当に少しだけしか触っていないので十分理解できてはいないので間違っているかもしれませんが、Evernoteの使い方を紹介する記事などを見ていると凄い階層を作って管理していたので自分には向いていないなぁと感じていただけにこの使いやすさはいいと思ったのです。

Outlookを使ってメールをしていたのをGmailに切り替えた時と同じ感動ですね。必要になったら検索するだけでいいという感動です。

正直なところを言えば、Google Keepを使っている理由はそれだけです 笑

機能面で言えばEvernoteの方ができることは多いですし、何よりGoogle Keepは画像しか保存できないので、PDFなどのファイルをメモと一緒に管理することができない点は不便で仕方ないです。

仕事でGoogle Keepを使うことが多いので、PDFと一緒にメモを残せれば…と感じることが頻繁に起きますからね。

●利用している内容

仕事のメモ

これまではノートにメモをして、必要があれば清書し直してそのまま保管する形を取っていましたが、ほぼ日手帳にメモを一旦取るor直接Google Keepに書き込む方法に変えました。

その結果、検索で関連する情報を抽出できるので必要な情報を見つけ出す時間は今のところかなり早くなった気がします。まだ使い始めてからそれほど経っていないので情報量自体が少ないというのはありますけどね。

それと、スマートフォンさえ使えればすぐに情報を引き出せる点もかなり便利です。前まではカバンからノートを引っ張りだして見る必要がありましたし、持ち歩いているノートには書いていない場合は一旦帰ってから該当するノートを引っ張り出す必要がありましたから、欲しい情報に簡単にアクセスできる環境は非常に便利です。

名刺管理

会社でGsuiteを契約しているので、ビジネスアカウントを使っているからこそですが、名刺の管理もGoogle Keepで行っています。

名刺交換をしたら名刺の写真を撮影し、会った日と話をした内容のメモと一緒に保存しています。名刺管理サービスなども提供されていますが、名刺交換した日以降も会って話をする機会があるので、そのままGoogle Keepでやりとりの履歴を残しておいた方が楽だと感じています。

ちなみに、さすがに画像の中にある文字までは検索では引っかからないのでメモ部分に会社名や名前を記載しているのですが、名刺の情報が欲しければ相手の名前で検索して最初のメモに行けば名刺の写真を見て確認することができるので重宝しています。

少し話はずれますが、Gsuiteの連絡先に名刺情報を入力して会社のスマホと連携させているので、スマホに名刺情報は入っているのでわざわざ画像を確認しに行く機会は少ないですけどね。

日報作成

あくまでも自分用なので、その日やったことを箇条書きしているだけですが、日報も作っています。

これまで会社で日報を作っていた時はかなり適当に作っていて、詳細は手帳の方にメモしていたのですが、これをGoogle Keepに移行した形です。

いつ電話をしたのかといったことをついつい忘れてしまいがちなので、メモすることで検索すればいつかをすぐに把握できます。

日記

これは個人のGoogleアカウントの方を使っていますが、日記を書いています。ま、その日あったことや思ったことを箇条書きしているだけのものですけどね。


ちなみに、日報と日記に関してはあまりオススメできない気がします。日報のところで書いたように、電話した日の確認といった使い方は十分機能しますが、後から見返すのが若干不便です。

ラベルを使って日報だけ、日記だけを抽出することはできますけど、ラベル＋検索といった絞り込みはできないようです。そのため、去年の6月中旬の日報を見たいとなった時にアクセスするのがめんどくさいです。

ここについては日記アプリとかを使った方がいいのかもしれません。

●今後の使い方

基本的な利用方法は上に書いたようなままだと思います。メモの内容が仕事以外のことや趣味に関すること、勉強した内容と増えていくことはありそうですけど。

リマインダー機能は今のところ使っていませんし、Googleカレンダーで十分な気がするので今後も使わないのではないかと思います。

Google KeepがPDFなどへ対応してくれば使い方も変わってくる可能性がありますけどね。